Het privégebruik van de auto wordt aangemerkt als loon in natura. Dit houdt in dat de werkgever verantwoordelijk is voor de fiscale bijtelling bij de werknemer. Het percentage van
bijtelling waarover de belasting moet worden berekend is afhankelijk hoe milieu(on)vriendelijk de auto is. De uitstoot van CO2 van de auto is bepalend, hoe minder CO2-uitstoot hoe lager het percentage van bijtelling.

De percentages die gelden voor fiscale bijtelling van de cataloguswaarde van de auto’s zijn 25, 20, 14, 7, 4 of zelfs 0 procent. Als een auto ouder is dan 15 jaar is de bijtelling 35 procent. U moet de loonheffing berekenen, inhouden en afdragen aan de Belastingdienst. Als de werknemer minder verdient dan de maximumgrondslag voor de werknemersverzekeringen en Zorgverzekeringswet, moet de werkgever over de fiscale bijtelling ook de premies en werkgeversbijdrage berekenen.
Het maakt niet uit of het gaat om een personenauto of bestelauto. Dat sprake is van loon vloeit voort uit de letterlijke wettekst. De wet gaat ervan uit dat de auto voor privé wordt gebruikt tenzij wordt aangetoond dat dit niet zo is.

Veel voorkomende zaken in de praktijk:

– Ter beschikking stellen
Als een werknemer een auto van de werkgever mag gebruiken, is er sprake van ter beschikking stellen van een auto vanwege de dienstbetrekking. Het maakt niet uit om wat voor voor doeleinden of voor welke periode de auto ter beschikking is gesteld.
– Auto tijdelijk niet gebruikt
Alleen als een werknemer de ter beschikking gestelde auto (tijdelijk) inlevert bij de werkgever en de sleutels en papieren aan de werkgever geeft, staat de auto niet ter beschikking en kan de bijtelling over die periode achterwege blijven.
– 500 km-grens
Als de auto op jaarbasis bezien aantoonbaar voor minder dan 500 km voor privé wordt gebruikt, kan de bijtelling achterwege blijven. Belangrijk aspect hierbij is dat de grens wordt bepaald op jaarbasis. Krijgt een werknemer dus pas vanaf augustus een auto van de zaak tot zijn beschikking, dan mag het privégebruik in dat jaar niet meer zijn dan 5/12 x 500 km = 208 km.
– Bewijslast
In eerste instantie ligt de bewijslast dat de auto voor niet meer dan 500 km is gebruikt bij de werkgever. De werkgever doet een uitzondering op het loonbegrip, dus
ligt bij hem de bewijslast. U moet dan aan de hand van een rittenregistratie aantonen dat de auto niet voor privé is gebruikt. U kunt de bewijslast verschuiven naar de
werknemer door deze een ‘verklaring geen privégebruik’ te laten aanvragen.
– Verklaring ‘geen privégebruik’
Als een werknemer de auto niet voor privé zegt te gebruiken, is het verstandig hem een ‘verklaring geen privégebruik’ te laten aanvragen via de site van de Belastingdienst.
Pas als u de verklaring heeft, kunt u de bijtelling achterwege laten.
De werknemer moet als hij zo’n verklaring heeft zelf kunnen aantonen dat hij de auto niet meer dan 500 kilometer op jaarbasis voor privé gebruikt en is daarvoor ook zelf verantwoordelijk. Een eventuele naheffing, als blijkt dat de auto wel voor privé is gebruikt, wordt opgelegd aan de werknemer. Dit geldt ook voor de premies werknemersverzekeringen en eventuele inkomensafhankelijke bijdrage Zvw als het loon van de werknemer niet boven het maximum (bijdrage) loon komt. Het is dus voor de werknemer aan te bevelen wel een rittenadministratie bij te houden en deze goed te bewaren.
Als de situatie wijzigt – de werknemer gaat de auto wel privé gebruiken – dan is de werknemer verplicht zelf de Belastingdienst op de hoogte te stellen. De Belastingdienst
zal de verklaring intrekken en de werkgever informeren. Als er over het verleden moet worden, ontvangt de werknemer een naheffing.
Krijgt de werknemer een nieuwe auto? Ook dan moet hij de Belastingdienst informeren. De ‘verklaring geen privé-gebruik’ wordt dan aangepast.
– Wisselen van auto in de loop van het jaar
Krijgt een werknemer een nieuwe auto, dan ontstaat er geen nieuwe grens van 500 km. Vaak komt het voor dat een werknemer besluit om de nieuwe auto van de zaak,
die hij in de loop van het jaar krijgt, niet voor privé te gebruiken. Als voor de voorgaande maanden niet aangetoond kan worden dat de vorige auto niet voor privé is
gebruikt, heeft het aanvragen van een ‘verklaring geen privégebruik’ geen zin voor het lopende jaar. Voor dit jaar kan immers niet aangetoond worden dat de auto’s die ter beschikking hebben gestaan in totaal voor niet meer dan 500 km voor privé zijn gebruikt. Een ‘verklaring geen privégebruik’ kan pas ingaan per 1 januari van
het nieuwe jaar.
– Eigen bijdrage werknemer
Als de werknemer een eigen bijdrage voor privégebruik betaalt, verlaagt deze bijdrage de bijtelling. In 2010 bevestigde de Hoge Raad nogmaals dat de eigen bijdrage
alleen van de bijtelling mocht worden afgetrokken als deze echt benoemd is als bijdrage wegens privégebruik.
Betaalt de werknemer een hogere bijdrage omdat hij in een duurdere leaseauto rijdt? Dan is de bijdrage niet alleen voor het privégebruik, maar ook voor het zakelijke
gebruik van de auto. De eigen bijdrage moet daarom worden gesplitst en omgerekend naar zakelijk en privégebruik.
U mag dan alleen het privédeel aftrekken. Is echter in de berijdersovereenkomst vastgelegd dat de werknemer als hij een duurdere auto wil rijden een hogere bijdrage
voor privégebruik moet betalen, dan is de gehele bijdrage aftrekbaar van de bijtelling. Het is dus een kwestie van goed en zorgvuldig formuleren en vastleggen.
– Brandstof en/of tolkosten in het buitenland
Als een werknemer brandstof- of tolkosten in het buitenland, bijvoorbeeld tijdens vakantie, voor eigen rekening moet nemen, is dit geen bijdrage voor privégebruik.
De kosten zijn immers niet aan de werkgever betaald. Wel is mogelijk dat de werkgever de kosten voor brandstof vergoedt aan de werknemer en vervolgens
inhoudt als bijdrage wegens privégebruik. U moet dat dan wel hebben vastgelegd in een (auto)regeling.
De inhouding wegens privégebruik kan in mindering op de bijtelling worden gebracht waardoor de werknemer per saldo niet meer de volledige brandstofkosten voor
zijn rekening krijgt.

Milieuvriendelijke auto
Voor milieuvriendelijke auto’s geldt een lagere bijtelling. Of er sprake is van een dergelijke auto wordt bepaald aan de hand van CO2-uitstoot per km.
Er wordt een onderscheid gemaakt tussen volledig elektrische auto’s en hybride auto’s. Auto’s met een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer, blijven 0 procent bijtelling voor het privégebruik
houden als zij voor 1 januari 2014 op kenteken zijn gezet. Hoelang deze 0 procent bijtelling geldt, is afhankelijk van de datum waarop de kenteken voor het eerst op naam is gesteld:
ã datum tenaamstelling ligt vóór 1 januari 2012. De bijtelling van 0 procent geldt van 1 januari 2012 tot 1 januari 2017.
ã datum eerste tenaamstelling ligt in de periode van 1 januari 2012 tot 1 januari 2014.

De bijtelling van 0 procent geldt gedurende 60 maanden. De termijn van 60 maanden start op de eerste dag van de maand die volgt op de maand waarin de datum eerste tenaamstelling valt.
Voor auto’s met een verbrandingsmotor en een CO2-uitstoot van maximaal 50 gram per kilometer waarvan de datum eerste tenaamstelling ligt in de periode van 1 januari
2014 tot 1 januari 2016, geldt gedurende 60 maanden een bijtelling van 7 procent. De bijtellingspercentages en de termijnen zijn gekoppeld aan het kentekenbewijs: ook als de auto van eigenaar wisselt of als de werkgever de auto aan een andere werknemer ter beschikking stelt, blijven ze gelden.
Volledig elektrische auto’s
Een elektrische auto heeft vanzelfsprekend een CO2- uitstoot van minder dan 50 gram per km. Is de auto voor 1 januari 2014 op kenteken gezet, dan geldt een 0 procent bijtelling. Is de auto vanaf 1 januari 2014 op kenteken gezet, dan geldt een bijtelling van 4 procent.
Bestelauto’s
Ook een bestelauto valt onder de autokostenfictie. Rijdt een werknemer dus een bestelauto van de zaak, dan geldt er volgens de hoofdregel ook voor deze werknemer een
bijtelling. Om aan te tonen dat een bestelauto niet voor privé wordt gebruikt, geeft de wet meer mogelijkheden.
De volgende bestelauto’s zijn van bijtelling uitgesloten:
1. de bestelauto die naar aard of inrichting uitsluitend of nagenoeg uitsluitend geschikt blijkt te zijn voor het vervoer van goederen;
2. de bestelauto die buiten werktijd niet voor privé gebruikt kan worden;
3. de bestelauto waarvoor een verbod op privégebruik geldt;
4. de bestelauto’s waarvoor een verklaring uitsluitend zakelijk gebruik is afgegeven.

– Verbod op privégebruik
Het blijkt in de praktijk lastig om aan voorwaarde 1 te voldoen. Veel werkgevers kiezen dan ook voor optie 2 of 3 of een combinatie. Ook hier gelden vanzelfsprekend voorwaarden.
Een verbod op privégebruik moet de werkgever schriftelijk vastleggen, controleren en hij moet een passende sanctie opleggen als het verbod wordt overtreden. Als de werkgever wil aantonen dat de bestelauto niet voor privé gebruikt kan worden, dan moet hij ook actie ondernemen.
De bestelauto moet ‘s avonds en in het weekend achter en hek op het bedrijfsterrein worden gestald en de werkgever moet controleren of dit ook gebeurt

Wilt u op een van beide manieren aantonen dat de bestelauto niet voor privé wordt gebruikt, dan is het raadzaam de procedure met de lokale inspecteur af te stemmen. Vanzelfsprekend is het ook mogelijk dat de werknemer die een bestelauto van de zaak heeft een ‘verklaring geen privégebruik’ bij de Belastingdienst aanvraagt. Voor bestelauto’s die vanwege de aard van het werk doorlopend wisselend worden gebruikt door meerdere werknemers kunt u het privévoordeel afkopen door middel van een eindheffing van 300 euro
per jaar.
Als het loon per maand wordt betaald, geeft de werkgever per loontijdvak 25 euro bij de loonaangifte per bestelauto als eindheffing. Bij de betaling van eindheffing hoeft de werknemer geen rittenadministratie bij te houden.

– Verklaring geen uitsluitend zakeljk gebruik
De werknemer heeft ook de mogelijkheid om, met tussenkomst van de werkgever, aan de Belastingdienst een verklaring af te geven dat de bestelauto uitsluitend zakelijk
wordt gebruikt. De Belastingdienst stelt hiervoor digitale formulieren ter beschikking.
Met deze (gezamenlijke) verklaring geven werknemer en werkgever aan dat met de bestelauto geen enkele kilometer privé wordt gereden. Maken meerdere werknemers
van de bestelauto gebruik, dan kunnen al deze werknemers een verklaring afgeven. De Belastingdienst stuurt een ontvangstbevestiging van de verklaring die is
afgegeven. De Belastingdienst controleert door (ambulant) cameratoezicht. Heeft de inspecteur op grond van camerabeelden het vermoeden dat er sprake is van privé-
gebruik, dan neemt hij contact op met de werkgever en werknemer.
De werkgever en werknemer krijgen dan de mogelijkheid aan te tonen dat er wel degelijk sprake is van een zakelijke rit. Is de zakelijkheid niet aan te tonen dan wordt
de naheffing opgelegd aan de werknemer. Dit is alleen anders wanneer de werkgever wist dat de auto voor privé werd gebruikt.
De werknemer kan de verklaring ook weer intrekken.
Als de werknemer dit doet voordat hij de auto voor privédoeleinden gebruikt, wordt hij geacht over de
voorgaande maanden dat de auto in dat jaar ter beschikking stond, 0 km privé hebben gereden. Hierdoor heeft de werknemer de mogelijkheid om eventueel alsnog een ‘verklaring geen privégebruik’ aan te vragen en aan de hand van rittenregistratie aan te tonen dat hij in het jaar minder dan 500 km privé heeft gereden.